Das zweite große Update des Jahres, NetSuite 2020 Release 2 überzeugt mit vielen Features wie beispielsweise einer verbesserten NetSuite-Plattform wodurch Buchhaltungsteams die Vorteile einer Automatisierung noch besser nutzen können und so effizienter und mit gesteigerter Produktivität in geschäftskritischen Abläufen einen wirklichen Vorteil bringen.

Wir haben uns die neuen Funktionen kritisch angeschaut und bewertet, heute befassen wir uns mit dem hilfreichen Feature der Sammelrechnung.

Um zu dieser Funktion zu gelangen müssen Sie zuerst Zugang zu Ihrem Release Preview (oder einer anderen 2020.2)-Konto haben und dort die Funktion aktivieren. Dies geschieht unter Setup -> Unternehmen -> Features aktivieren. Die Funktion ist unter dem Bereich “Rechnungsstellung” aufgeführt.

Danach müssen Sie die Felder der Gruppenfakturierung auf den Formularen einblenden, die Schritte im Einzelnen:

• Kunde: “Gruppenrechnungen” in Hauptinformation
• Kundenauftrag: “Gruppenrechnungen” in Hauptinformationen
• Rechnung: “Gruppenrechnungen” und “Gruppieren nach” in Hauptinformation
• Zusätzlich können Sie unter Einrichtung > Firma -> Automatisch generierte Nummern eine Dokumentenfolge für Gruppenrechnungen festlegen:

Nun ist es erforderlich die Gruppenfakturierung auf dem Kundendatensatz zu aktivieren. Sie können nur die Kunden gruppieren, die auf diese Weise gekennzeichnet sind. Dieses Kennzeichen wird bei Kundenaufträgen standardmäßig gesetzt. Sie finden dieses Kennzeichen auf der Unterregisterkarte “Finanzen”.

Für den betreffenden Kunden legen Sie den Kundenauftrag an und prüfen, ob das Kennzeichen gesetzt wurde. Danach kann der Kundenauftrag fakturiert werden.

Nach der Erstellung können Sie dem Pfad folgend zum Formular für Gruppenrechnungen navigieren: Transaktionen -> Verkauf -> Gruppenrechnungen. Auf dem Bildschirm werden Ihnen alle Rechnungen angezeigt, die gruppiert werden können. In diesem Formular können Sie die Rechnungen markieren und dann mit “Einreichen” bestätigen.

Der Bearbeitungsstatus wird angezeigt und nach kurzer Zeit (und einem Refresh der Seite) wird die erstellte Gruppenrechnung angezeigt.

Aktuell ist leider noch ein Bug im System, weder in Chrome noch im Internet Explorer oder Mozilla Firefox wird die Sammelrechnung geladen. Selbst die Umstellung auf Englisch US hilft nicht weiter. Auf den Originalrechnungen sehen Sie den Link zur Sammelrechnung, der sich hier auch entfernen lässt.

Nach dem ersten Check sieht diese Funktion nach einem coolen Feature aus, auf das viele Kunden gewartet haben, aber:

• Der Fehler bezüglich der korrekten Anzeige der Sammelrechnung muss von NetSuite behoben werden
• Der benutzerdefinierte Rechnungsdruck muss geändert werden / es muss ein Rechnungsgruppendruck erstellt werden
• Die Handhabung auf dem Kontoauszug muss getestet werden

Trotz dieser (momentan noch bestehenden) Mängel ist es ein lang erwartetes und interessantes neues Feature und die Hoffnung auf einen verbesserten Prozess!

Update 25.09.2020

Mit dem letzten Release (2020.2) wurde der oben beschriebene Bug von Oracle behoben. Die einzelnen Rechnungen sind nun in den Details der Sammelrechnung sichtbar.

Autor: Katharina Schraft