von: Lisa Lehmann – SelectLine Software GmbH
Jetzt den Sprung vom Energieversorger zum Energiedienstleister schaffen
Die Energiewende ist in vollem Gange und der Umstieg auf erneuerbare Energien wie Solar- und Windenergie ist, auch bedingt durch den Klimawandel und die wirtschaftliche Lage, gefragter denn je. Um für die Zukunft gut aufgestellt zu sein, muss man im Energiesektor umdenken. Fachkräftemangel, Umsatzrentabilität, Volatilität und Dezentralisierung, sind Begriffe, die den Energiesektor vermehrt betreffen und den Bedarf an digitalen Lösungen forcieren.
Um den Herausforderungen der Zukunft erfolgreich zu begegnen, bedarf es einer passenden und leistungsstarken ERP-Lösung. Eine adäquate Softwarelösung zu finden, kann für Stadtwerke nervenaufreibend sein. Der Markt bietet schier unendliche Möglichkeiten – vom Generalisten, bis hin zur Branchen- und Nischenlösung ist alles dabei. Wie soll man vor lauter Anbietern den richtigen identifizieren? Wie gelingt die Transformation vom Energieversorger zum erfolgreichen Energiedienstleister? In diesem Blogbeitrag befassen wir uns mit diesen Fragen und helfen bei der Suche nach einer kompatiblen Anwendung.
Was ist eigentlich ERP?
Das Enterprise-Ressource-Planning, kurz ERP, befasst sich im Kern mit der effizienten Nutzung aller bereitstehenden Ressourcen. Ermöglicht wird dies mittels Prozessoptimierung im Unternehmen und einer wirkungsvollen und ganzheitlichen Ressourcenaufteilung. Als Ressourcen werden hierbei alle Betriebsmittel gesehen, die dem Unternehmen zur Erfüllung eigener Geschäftszwecke zur Verfügung stehen, wie:
- Finanzielle Mittel
- Personal
- Materialien
- Maschinen
- Werkzeuge
- Immobilien
- Fuhrpark
Wenn man bedenkt, wie viele Prozesse parallel laufen und ineinandergreifen, ist die Ressourcenplanung kein leichtes Unterfangen. Ein ERP-System kann hier unterstützen, denn alle Informationen fließen zentral in einer Datenbank zusammen und können unternehmensintern abgerufen und verteilt werden. Dies führt zu schlankeren Prozessen und zielgerichteten Ergebnissen mit einer optimalen Ressourcenauslastung. Ein ERP-System sorgt folglich für mehr Transparenz, einen stringenten Kommunikationsfluss und somit für höhere Mitarbeiterzufriedenheit.
Generalist oder branchenspezifische ERP-Software?
Die Frage, mit der man sich eingangs beschäftigt ist, ob jede Software gleichermaßen für jede Branche geeignet ist. Die Antwort lautet jein. Insbesondere Stadtwerke wollen raus aus der Abhängigkeit von fossilen Brennstoffen und hin zu erneuerbaren Energien, um so im Strom- sowie Wärmesektor ihre Produkte zu dekarbonisieren. Dennoch werden Verbraucher noch immer entweder mit leitungsgebundenen (Strom, Flüssiggas etc.) oder festen Energieträgern (Holz, Kohle etc.) versorgt. Da die gewonnene Energie aus verschiedenen Stoffen erzeugt wird, gibt es auch unterschiedliche Prozessabläufe, die beachtet werden müssen.
Der Fokus bei der Versorgung mit festen Energieträgern liegt bei den Energiedienstleistern primär auf logistischen und produzierenden Aspekten. Bei leitungsgebundenen Energieträgern hingegen auf der Infrastruktur, Wartung und Instandhaltung von Leitungen sowie Anlageninstallation. Zudem benötigen sie, unabhängig voneinander, eine effiziente Kundenverwaltung, Finanz- und Personalmanagement.
Folglich sollte man in erster Instanz prüfen, wie die angebotene ERP-Software aufgebaut ist und wo man Prozesse unternehmensintern optimieren will und kann. In der Regel bietet eine ERP-Lösung unterschiedliche Module an, die man individuell, ähnlich einem Baukastenprinzip, zusammenstellt und auf Wunsch jederzeit erweitert. Die SelectLine Software besteht aus den drei Hauptprodukten: Warenwirtschaft, Rechnungswesen und Produktion. Hinzu kommen zahlreiche Module wie für die Abwicklung der Kundenbeziehungen (CRM), dem Dokumentenmanagement (DMS), der Betriebsdatenerfassung (BDE), einem mobilen Zugriff auf die Warenwirtschaft (mobile), die betriebswirtschaftliche Zuweisung von Kosten und Leistungen (Kostenrechnung) sowie einer effizienten Anlagenbuchhaltung, um nur einige der zahlreichen Möglichkeiten zu nennen. Jedes verfügbare Modul unterstützt optimal bei den täglichen Abläufen und sorgt dafür, dass anfallende Daten zentralisiert werden. Wichtig ist bei der ERP-Auswahl vorab zu prüfen, ob die Software das benötigte Leistungsspektrum abdecken und man als Unternehmer die benötigten Module frei zusammenstellen kann. Dies ist auch eine Kostenfrage, denn schließlich sollte man nur für das zahlen, was man auch effektiv benötigt und schlussendlich einsetzt. SelectLine verfügt darüber hinaus über ein großes Partnernetzwerk in ganz Deutschland. Ein regionaler Ansprechpartner, der sich um die Belange seiner Kunden kümmert, sein Ohr am Markt hat und die Software an die Bedürfnisse der Kunden anpasst, bietet einen weiteren Mehrwert. Als echte Allrounder meistern die SelectLine Partner jede Implementierung und sind erfahren im Umgang mit komplexen Vorgängen und Prozessen.
Die richtige ERP-Software für Energiedienstleister
Wie man als Stadtwerk oder Querverbund den richtigen Anbieter und die richtige ERP-Lösung finden kann? Eine elementare Frage, die jedoch leicht zu beantworten ist, wenn man die Sache richtig angeht. Zu Beginn sollte eine IST-Analyse im Unternehmen durchgeführt werden, um Verbesserungspotenziale zu identifizieren und konkrete Ziele für die Einführung einer ERP-Software abzuleiten. Alle Anforderungen werden in einem Lastenheft zusammengetragen, das im späteren Verlauf auch als Basis für das Gespräch mit dem Softwareanbieter genutzt wird. Gemeinsam mit dem IT-Dienstleister werden hierin auch alle weiteren Eckdaten wie zeitlicher Rahmen, Budget, Nutzervolumen, Hardware sowie Funktionsumfang festgehalten.
ERP-Funktionen für Energieversorger
Sicherlich kann man nicht pauschalisieren und konkrete Funktionen für alle Energieversorger festlegen. Jedes Stadtwerk und jeder Querverbund hat individuelle Anforderungen und somit sind nicht alle im Nachgang skizzierten Funktionen auch für alle gleich relevant. Dennoch gibt es viele Überschneidungen, die zu der nachstehenden Vorstellung von Funktionen und Modulen geführt haben.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Wie so oft steht und fällt ein erfolgreiches Unternehmen mit der Kundenzufriedenheit. Somit setzen auch Energieversorger auf ein umfangreiches CRM-Modul, das im Kern die Belange der Kundenbindung zentralisiert. Digitale Kundenakten helfen dabei, abteilungsübergreifend, den Überblick über alle Kundengespräche und Abstimmungen festzuhalten, anzupassen und jederzeit abzurufen. So ist man gegenüber Kundenanfragen gewappnet und auskunftsfähig, was wiederum zu einer Steigerung der Kundenzufriedenheit und gleichzeitigen Kundenbindung führt. Mittels Auswertungen können die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden analysiert und Vertriebschancen früher erkannt werden. Die Dichte an Informationen wiederum hilft dem Marketing zielgerichtete Werbemaßnahmen zu erstellen und ein erfolgreiches Kampagnenmanagement ohne Streuverluste umzusetzen.
Arbeitsabläufe definieren und verschlanken
Ein ERP-System kann bei der Etablierung und Einhaltung von Workflows unterstützen. Insbesondere bei der Rechnungsbearbeitung können Prozesse verschlankt und transparenter gestaltet werden. Eingehende Rechnungen werden geprüft und zugeordnet, bevor es zur internen Prüfung und Freigabe an die entsprechende Abteilung geht.
Abrechnungen einfach und effizient umsetzen
Der Energieverbrauch variiert von Kunde zu Kunde und hier von Monat zu Monat. Dies erschwert natürlich die Rechnungslegung, wenn diese manuell erstellt werden muss. Mit einem ERP-System kann auch dieser Bereich automatisiert und Ressourcen geschont werden.
Wirtschaftlichkeit und Liquiditätsplanung dank Auswertungen
Speziell im Energiesektor ist eine gute Planung unerlässlich, damit die wichtigen Ressourcen nicht verpuffen. Die Dichte an Daten kann mittels ERP-System übersichtlich aufbereitet und so zur Erstellung von Prognosen bezüglich des Kundenenergieverbrauchs ausgewertet werden. Zudem liefern Analysen und Berichte fundierte Unternehmensinformationen zur Leistungsfähigkeit und ein Nachsteuern ist hier jederzeit möglich. Somit können Entscheidungen anhand valider Zahlen und nicht basierend auf Mutmaßungen getroffen werden, was die Wirtschaftlichkeit der Energieversorger sicherstellt.
Fazit
Energieversorger müssen wirtschaftlich denken und arbeiten. Damit Ressourcen effizient eingesetzt werden können, ist es sinnvoll, Unternehmensbereiche zu digitalisieren. Hierbei kann ein ERP-System sinnvoll unterstützen. Doch muss man zwingend auf einen branchenspezifischen Anbieter setzen? Die Antwort lautet jein. Auch branchenunabhängige Systeme decken das Potpourri an Wünschen und Bedürfnissen für Energieversorger optimal ab. Energieversorger haben unterschiedliche Anforderungen, die bei einem branchenspezifischen Anbieter nicht immer flexibel abgedeckt werden können. Ein branchenunabhängiger Anbieter kann hier Abhilfe schaffen und mittels Sonderprogrammierungen die Effizienz weiter steigern. Zudem kann ein anderer Blickwinkel auf Probleme und Anforderungen neue Perspektiven eröffnen, die dann wiederum Prozesse vereinfachen und verschlanken.