Immer mehr Prozesse im Geschäftsleben werden digitalisiert. Während die meisten Digitalisierungsvorhaben auf bewussten, unternehmerischen Entscheidungen basieren, gibt es einen Digitalisierungsschritt im Bereich B2B, der bald gesetzlich verpflichtend wird: Die Nutzung der E-Rechnung.
Die europäische Norm EN 15931 sieht vor, von Papierrechnung, PDFs o. Ä. gänzlich auf maschinenlesbare Rechnungen umzustellen und zu einem späteren, noch nicht feststehenden Zeitpunkt diese auch an die Finanzverwaltung zu senden. Kein Wunder, dass diese Regelung gerade in aller Munde ist.
Die wichtigste Frage also gleich vorab: Kann v.Soft E-Rechnungen versenden? Ja, kann es. Im Folgenden haben wir die wesentlichen Informationen zu der Thematik zusammengestellt:
Was umfasst die Norm EN 16931?
Die europäische Norm EN 16931 umfasst die Regelungen des elektronischen Rechnungsaustauschs in der Europäischen Union. Sie legt einheitliche Standards für die Struktur, den Inhalt und das Format von elektronischen Rechnungen zischen Unternehmen aus der Europäischen Union fest und wird ab 01.01.2025 für B2B-Unternehmen verpflichtend. Mit ihrer Einführung soll unter anderem Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden.
Was heißt das für Unternehmen aus den Bereich B2B?
Papierrechnungen, Rechnungen in Form von PDFs oder Bilddateien werden in der EU sukzessive abgeschafft. Über die nächsten drei Jahre hinweg wird die E-Rechnung für alle B2B-Unternehmen verpflichtend.
Ab 01.01.2025 wird es für Unternehmen verpflichtend, Rechnung in elektronischer Form auszustellen. Während der ersten zwei Jahre gibt es jedoch eine Übergangsregelung, die es weiterhin erlaubt, Papierrechnungen zu versenden. Andere elektronische Rechnungsformate wie PDF dürfen nur mit Zustimmung des Empfängers verschickt werden.
Ab 01.01.2027 dürfen kleine Unternehmen bis 800.000 Euro Vorjahresumsatz noch sonstige Rechnungen versenden. Unternehmen ab 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen ab jetzt E-Rechnungen versenden.
Ab 01.01.2028 sind alle B2B-Unternehmen verpflichtet E-Rechnungen zu versenden.
Welche E-Rechnungs-Formate werden in Zukunft akzeptiert?
Die derzeit (Stand 06/2024) gültigen Formate sind ZUGFeRD 2.0 und xRechnung. Beide sind maschinenlesbar und ermöglichen automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten. Rechnungen im PDF-Format werden im Bereich B2B nicht mehr akzeptiert.
Ist v.Soft in der Lage E-Rechnungen zu verschicken?
Ja! Das xRechnungs-Format steht in v.Soft bereits zur Verfügung.
Die EU Norm EN 16931 ist ein Schritt hin zur Harmonisierung der Rechnungsstandards in der EU und zur Stärkung des Binnenmarkts durch die Förderung des elektronischen Rechnungsaustauschs. Eine Umstellung, die im ersten Moment aufwendig klingen mag, aber mit v.Soft einfach umgesetzt werden kann und letztlich einen weiteren Schritt zur Digitalisierung darstellt.