Formatvielfalt
Ab dem 01.01.2025 müssen B2B-Unternehmen eRechnungen erstellen, versenden und empfangen können. Übergangsfristen sollen die Umstellung erleichtern; ab 2028 ist die Rechnung allerdings zwingend. Ein zentraler Punkt bei der Einführung der eRechnungspflicht sind die verschiedenen Formate, die verwendet werden können. Zu den gängigsten gehören XML (Extensible Markup Language) und EDI (Electronic Data Interchange).
Jedes Format hat seine eigenen Vor- und Nachteile hinsichtlich Struktur, Flexibilität und Komplexität. Unternehmen müssen sich nun mit den verschiedenen Formaten vertraut machen und fragen sich: was ist eigentlich der Unterschied zwischen XRechnung, ZUGFeRD und EDIFACT?
Formatunterschiede
- Die XRechnung ist konform mit EU-Normen, setzt auf Standards und Effizienz, ist XML-basiert und damit einfach in bestehende Systeme zu integrieren.
- Der Allrounder ZUGFeRD schlägt die Brücke zwischen Mensch und Maschine indem es PDF und XML verbindet.
- EDIFACT bleibt der internationale Spieler, der Flexibilität verspricht. Ob der elektronische Datenaustausch per EDI-Verfahren zulässig sein wird, ist derzeit noch nicht final geklärt. Allerdings arbeitet das BMF daran, eine Lösung zu finden, damit dieses auch künftig genutzt werden kann.
- Eine reine PDF-Datei ist keine eRechnung; diese werden in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen.
Viele Vorteile
Die Wahl des richtigen Formats und die Bewältigung der anfänglichen Herausforderungen sind entscheidend für eine erfolgreiche Transformation, die viele Vorteile mit sich bringt, darunter:
Kosteneinsparungen: Durch den Wegfall von Papier, Druck und Porto können Unternehmen erheblich Kosten einsparen
Schnellere Prozesse: Die digitale Übermittlung ermöglicht eine schnellere Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung
- Verbesserte Datenqualität: Maschinenlesbare Formate verringern die Wahrscheinlichkeit von Fehlern bei der Dateneingabe
Optimierte Archivierung: Digitale Rechnungen sind einfacher zu archivieren und zu verwalten als Papierrechnungen
- Nachverfolgbarkeit: Einfache Überwachung von Rechnungsstatus und Zahlungen
Rechtliche Konformität: Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch standardisierte Formate erleichtert.
- Mehr Sicherheit: Bessere Daten- und Betrugsschutzmaßnahmen