von: Hannah Görges – SelectLine Software GmbH
Warenwirtschaft vs. ERP: Darin liegt der Unterschied
Ob ein Warenwirtschaftssystem oder ein ERP-System besser zu Ihrem Unternehmen passt, kommt ganz auf Ihre Anforderungen an. Oftmals werden die beiden Begriffe fälschlicherweise synonym verwendet. Die Systeme ERP, Enterprise-Resource-Planning-System, und Warenwirtschaft, auch WaWi oder WWS genannt, erfüllen unterschiedliche Anforderungen.
Grob erklärt: Während ein Warenwirtschaftssystem ausschließlich Ihre Warenbewegungen abbildet, unterstützt ein ERP Sie bei der Planung und Steuerung Ihrer gesamten Ressourcen. Worin sich die Tools für die Warenwirtschaft und ERP-Systeme genau unterscheiden, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Der wichtigste Fakt vorweg: Sowohl ERP- als auch Warenwirtschaftssysteme basieren im besten Fall auf einer leistungsstarken Software. Beide Varianten sind so in der Lage, Ihre Unternehmensprozesse zu optimieren. Der Unterschied liegt im Funktionsumfang.
Kontrolle der Warenbewegungen
Der Fokus einer reinen Warenwirtschaft liegt auf der Planung, Steuerung und Kontrolle des Warenflusses. Die Funktionen drehen sich um die Material- und Warenbewegungen. Abgebildet werden der ermittelte Bedarf, Warenbeschaffung, Lagerverwaltung sowie Vertrieb und Warenabsatz. Dabei können die Materialien sortiert und gegliedert werden, zum Beispiel in Rohstoffe, Ersatzteile, Betriebsstoffe, Endprodukte und Abfallstoffe.
Aufgrund der detaillierten Aussagen über Warenbewegungen kommen WWS vor allem in modernen Handelsunternehmen zum Einsatz. Überdies nutzen auch kleinere sowie mittlere Betriebe anderer Bereiche derartige Steuerungssoftware. Jedoch: Alle Unternehmensprozesse, die über das Management von Material und Waren hinausgehen, decken Warenwirtschaftssysteme nicht ab.
Planung der gesamten Ressourcen
Über den Verkauf von Waren hinaus sind der Warenwirtschaft technische Grenzen gesetzt. Wohingegen mittels ERP-System komplexe Betriebsabläufe digital geplant und so effiziente Abläufe sichergestellt werden. Dazu zählen die bedarfsgerechte Planung und Verwaltung von Personal sowie Ressourcen. Das können Kapital, Betriebsmittel, Material sowie Informations- oder Kommunikationstechnologien sein.
Gut zu wissen: Ein ERP kann alles, was Warenwirtschaftssysteme können und punktet mit Funktionen on top. Zusätzliche Tools für das Kundenbeziehungsmanagement, den Vertrieb, die Buchhaltung und das Controlling machen eine Gesamtressourcenplanung möglich. Das bedeutet: WWS und ERP sind keine Synonyme, sondern unterschiedliche Systeme mit unterschiedlichen Zielen.
Vorteile einer Warenwirtschaft
Überall wo Waren eingekauft, Produkte hergestellt und vertrieben werden, entstehen Warenströme. Warenströme müssen erfasst werden, damit es bezüglich Warenbestände keine Unklarheiten und somit finanzielle Verluste gibt. Ein WWS punktet mit:
Transparenz: Sobald neue Artikel bzw. Rohstoffe das Lager erreichen, können die Eingänge elektronisch und aktuell von der WaWi erfasst werden.
Im Gegensatz zur händischen Erfassung können sich keine Flüchtigkeitsfehler einschleichen. Außerdem sind die Datensätze auf diese Weise schneller auswertbar. Welche Artikel sind noch vorhanden? Wo sind Engpässe zu erwarten? Wie viele Bestellungen stehen noch aus? Ein Warenwirtschaftssystem sorgt für den Überblick. Die Folge: Trends können frühzeitig erkannt und die Bestellungen angepasst werden.
Effizienz: Wer seine Unternehmensprozesse immer im Blick hat, kann schneller reagieren. Indem Prozesse optimiert werden und händische Protokollierungen entfallen, entsteht eine große Zeitersparnis. Mit einem WWS werden Routinetätigkeiten automatisiert. Das ist die beste Voraussetzung für eine Effizienzsteigerung.
Wachstum: Optimierte Kollaborationsprozesse können ganz klar zur Wachstumssteigerung führen. Durch eine integrierte Lagerhaltung und Beschaffung von Waren werden Kosten eingespart. Kurze Reaktionszeiten auf Bestellungen sorgen für zufriedene Kunden und fördern das Bestellaufkommen.
Das flexible Warenwirtschaftsprogramm von SelectLine ist unter anderem Ihr professionelles Werkzeug für:
- Adressverwaltung
- Artikelverwaltung
- Preise und Rabatte
- Belegwesen
- Lagerverwaltung
- Offene-Posten-Verwaltung
- Zahlungsverkehr
- Projekt- und Vertragsverwaltung
- Serien-/Chargenverwaltung
- Auswertungen
Kurz gesagt:
Ziel eines Warenwirtschaftssystem ist der reibungslose, transparente und effiziente Ablauf von Warenprozessen. Mit der Software soll sichergestellt werden, dass bei geringem Kostenaufwand die passenden Waren in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt eintreffen.
Das bieten ERP-Systeme
Gegenüber Warenwirtschaftssystemen sind ERP-Systeme wesentlich komplexer aufgebaut und zielen auf die gesamte Planung eines Unternehmens ab. In punkto Ressourcen geht das ERP weit über die Materialwirtschaft hinaus. Auch Finanz- und Rechnungswesen, Marketing, Personalwesen sowie Vertrieb rücken in den Fokus. Anpassungsmöglichkeiten gibt es außerdem für die Bereiche Controlling und Dienstleistungen.
Der Vorteil: Die Abgrenzungen zwischen den einzelnen Abteilungen im Unternehmen sind aufgehoben und alle Bereiche in einer Softwarelösung zentralisiert. Jeder Kollege arbeitet so zu jeder Zeit auf Grundlage derselben Datenbasis. Informationsflüsse sowie Prozesse können optimiert werden.
Sobald Ihr Unternehmen auf eine Omnichannel-Strategie setzt und Sie Ihre Kunden auf verschiedenen Wegen erreichen, sowohl persönlich im Geschäft als auch online, helfen ERP-Systeme bei diesem komplexen Vertrieb. Durch exakt an Ihre Anforderungen angepasste Anwendungen werden Prozesse verschlankt und die Vernetzung mit Dienstleistern wie Versandunternehmen ermöglicht.
Gut zu wissen: Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen profitieren von der Select Line ERP-Software. Dank der anpassbaren Software ist die SelectLine in der Lage, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Die SelectLine Warenwirtschaft kann nach Bedarf um folgende ERP-Module erweitert werden, um Prozesse zu optimieren:
- Betriebsdatenerfassung (SelectLine BDE)
- Customer Relationship Management (SelectLine CRM)
- mobile Anbindung (SelectLine Mobile)
- mobile Datenerfassung (SelectLine MDE)
- Versandprozesse (SelectLine Versand)
- Rücksendeverwaltung (SelectLine RMA)
- Kassensystem (SelectLine Kassensoftware)
- Online (SelectLine Shopware-Anbindung)
- Dokumentenmanagement (SelectLine DMS)
Kurz gesagt:
Der Funktionsumfang von ERP-Systemen liegt weit über dem klassischer Warenwirtschaftssysteme. ERP betrachtet das komplette Unternehmen und richtet den Fokus neben den Waren auf Finanzen, Personal und Betriebsmittel. Das heißt: Die gesamte Ressourcenplanung inklusive des Austausches mit Drittsystemen wird abgebildet.
Die richtige Entscheidung für Ihr Unternehmen
Welches System besser zu Ihrem Unternehmen passt, hängt von den Anforderungen ab. Zu einem klassischen Handelsunternehmen passt ein herkömmliches Warenwirtschaftssystem. Jedoch: Gehören Services und Dienstleistungsangebote bereits zu Ihrem Portfolio? Geht Ihr Business über Wareneingang und -ausgang hinaus? Dann sprechen viele Gründe dafür, ein ERP-System der reinen Warenwirtschaft vorzuziehen.
Bevor Sie eine Entscheidung treffen, analysieren Sie, welche Funktionen für Ihr Geschäft tatsächlich notwendig sind. Wer sich vorerst für ein WWS entscheidet und eine ERP-Anbindung nicht komplett ausschließt, sollte sich für ein offenes Warenwirtschaftssystem entscheiden. So besteht für die Zukunft die Option, die WaWi seinen Anforderungen und dem Bedarf entsprechend zu erweitern.
Mit ERP Werte steigern
Um folgende Bereiche können Sie Ihre Warenwirtschaft erweitern: Mit einem leistungsstarken CRM werden etwa Vertriebsprozesse gesteuert und damit eine gute Kundenbeziehung unterstützt. Wenn es um wirtschaftliche Geschäftsprozesse geht, kann Software für Rechnungswesen und Vertragsmanagement die Arbeit erleichtern sowie Prozesse beschleunigen. Geht es um Effizienz im Bereich Handel, sind die Erweiterungen für Lager und Verkauf eine große Hilfe.
Das Gute: Leistungsstarke ERP-Systeme können individuell angepasst und die jeweiligen Erweiterungen exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten werden. Begonnen beim Dokumentenmanagementsystem über Kassensoftware bis hin zur passenden Anwendung für die Planung von Produktionsprozessen. Die SelectLine ERP-Software bietet innovative Module für unterschiedliche Branchen und Anforderungen. Testen Sie alle SelectLine Module 30 Tage kostenfrei und unverbindlich.
Fazit
Wer für seinen Betrieb nach einer Softwarelösung sucht, die mit dem Unternehmen wächst, ist mit einem ERP-System bestens beraten. Wenn die Geschäftsidee weit über Material- und Warenbewegungen hinausgeht, stoßen klassische Warenwirtschaftssysteme an ihre Grenzen. Wohingegen ERP-Systeme sämtliche Unternehmensprozesse abbilden und effizient aufeinander abstimmen.
Mit der Kombination der SelectLine ERP-Software und dem Warenwirtschaftssystem sparen Sie Zeit, automatisieren Sie Arbeitsabläufe, kontrollieren Sie Echtzeitdaten und optimieren Prozesse. Wir unterstützen Sie bei der richtigen Entscheidung und beraten Sie gern persönlich.