Autor: 5CUBE
Verträge und damit auch die Vertragsverwaltung gehören praktisch in allen Unternehmen zum Alltag. Ob mit Lieferanten, Kunden, Dienstleistern oder Mitarbeitern: Nahezu alle Aspekte einer Zusammenarbeit werden in der Geschäftswelt auf Basis von Verträgen geregelt. Produzierende Unternehmen müssen sich dabei besonders mit Verträgen befassen, um beispielsweise die notwendigen Rohstoffe oder Erzeugnissen für die Produktion sicherzustellen.
Bei den vielen Verträgen in einem Unternehmen kann man jedoch auch schnell einmal den Überblick verlieren. An dieser Stelle kommt das Vertragsmanagement in Spiel. Dessen Bedeutung nimmt immer mehr zu, weshalb Unternehmen verstärkt auf ein digitales Vertragsmanagement setzen. Gerade ERP-Systeme spielen dabei eine immer wichtigere Rolle.
Was sind Vertragsmanagement und Vertragsverwaltung?
Als Vertrag wird generell eine freiwillige Einigung von zwei oder mehr Parteien bezeichnet, wobei alle Seiten eine Willenserklärung abgeben. Jede der Vertragsparteien erklärt, dass sie etwas Bestimmtes tut oder nicht tut, unter der Voraussetzung, dass die jeweils andere Partei ihre Absichtserklärung in die Tat umsetzt. In Unternehmen geht es in Verträgen in der Regel um das Erbringen von bestimmten Leistungen oder das Überlassen von Erzeugnissen oder Rohstoffen gegen ein Entgelt. Das Vertragsmanagement beschäftigt sich wiederum mit allen Tätigkeiten und Prozesse, die mit der Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Abwicklung und Fortschreibung aller Verträge in einem Unternehmen zu tun haben. Dazu zählen unter anderem:
- Entwicklung von Vertragsentwürfen
- Prüfung von Vertragsinhalten
- Kontrolle der Vertragserfüllung
- Überwachung von Terminen und Fristen
- Archivierung
- Risikobewertung
Bestandteile von Vertragsmanagement
Innerhalb des Vertragsmanagements wird noch einmal zwischen verschiedenen Teilgebieten unterschieden. Beim Vertragscontrolling steht das Sammeln von Informationen im Mittelpunkt, wobei hier besonders die Risikobewertung eine wichtige Rolle spielt. Die Aspekte im Vertragscontrolling beschäftigen sich daher stark mit Fragen danach, wie lukrativ bestimmte Partnerschaften für ein Unternehmen sein können, welche Vertragspartner dabei helfen, die Umsätze zu steigern aber auch welche Risiken bestimmte Verträge mit sich bringen können. Oft werden dabei Statistiken zu Hand gezogen, um anhand von konkreten Daten Abschätzungen treffen zu können.
Ein weiterer wichtiger Aspekt beim Thema Vertragsmanagement ist der Zugriff auf die relevanten Vertragsdaten. Hier kommt die Vertragsverwaltung in Spiel. Zu den Aufgaben der Vertragsverwaltung gehört nicht nur die Archivierung von Verträgen, sondern auch der Umstand, dass notwendige Vertragsinformationen möglichst schnell und unkompliziert gefunden werden können. Wichtig dafür ist eine einheitliche Struktur im System. Darüber hinaus gehört zur Vertragsverwaltung auch das Prüfen von Angeboten und Vertragsdaten beziehungsweise Dokumenten, die Entwicklung Vertragsentwürfen und die Überprüfung der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben.
Professionelles Vertragsmanagement sollte für alle Unternehmen mittlerweile ein Standard sein. Es hilft nicht nur dabei, Zeit, sondern auch Geld zu sparen. In vielen Unternehmen entstehen oft unnötige Kosten, wenn beispielsweise Fristen übersehen werden. Auch Vertragsdetails können schon einmal durchrutschen und dann dazu führen, dass Vertragsstrafen gezahlt werden müssen. Noch problematischer wird die Sache, wenn gesetzliche Vorschriften nicht eingehalten werden. Auch helfen die Informationen, die durch das Vertragsmanagement gewonnen werden, dabei, zukünftige betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen. Je besser die Informationen desto geringer ist das Risiko, eine potenzielle Fehlentscheidung zu treffen.
Verträge managen mit Software
Für ein effektives Vertragsmanagement sind allerdings auch die richtigen Werkzeuge notwendig. In der heutigen Zeit alle Verträge noch per Hand zu bearbeiten und zu archivieren, ist nicht nur unpraktisch, sondern birgt auch Gefahren. Ein Flüchtigkeitsfehler ist schnell passiert und kann dann teuer werden. Gerade Unternehmen, welche sehr viele Verträge schließen, verlieren schnell einmal den Überblick. Fehlende Übersicht kann beispielsweise dazu führen, dass mehrere Abteilungen sich mit derselben Angelegenheit beschäftigen, was unnötige Ressourcen bindet und Geld kostet.
Selbst in Unternehmen, in denen eher antiquiertes Vertragsmanagement scheinbar funktioniert, kann eine kleine Veränderung zu plötzlichen Problemen führen. Fällt beispielsweise die bisherige verantwortliche Person langfristig aus, dann muss sich plötzlich ein neuer Mitarbeiter in ihr genutztes System einarbeiten, was wiederum Zeit kostet. Zudem steigt während der Einarbeitung ebenfalls die Gefahr, dass kostspielige Fehler gemacht werden. Um dies zu verhindern, setzen immer mehr Unternehmen beim Vertragsmanagement auf Softwarelösungen. Diese haben den Vorteil, dass sie sich ganz individuell an die Anforderungen eines Unternehmens anpassen lassen. Selbst kleine Unternehmen profitieren von Softwarelösungen immens, während sie bei großen Firmen praktisch Pflicht sind. Wichtig ist dabei vor allem, die richtige Software für das eigene Unternehmen zu finden. Ein System, das zu komplex ist oder sich nur beschränkt für den vorgesehenen Zweck eignet, richtet oft mehr Schaden als Nutzen an.
Die Vertragsverwaltung mit ERP
Eine beliebte Softwarelösung für das Vertragsmanagement sind ERP-Systeme wie beispielsweise Monitor G5 ERP. Das System hat den Vorteil, dass es nicht nur nützlich in Hinblick auf das Management der Verträge des Unternehmens ist, sondern in vielen weiteren Bereichen praktische Verwaltungsfunktionen bietet. Verschiedene Module und eine hervorragende Skalierbarkeit machen Monitor G5 ERP zu einem Allrounder gerade auch für Unternehmen, die in der Produktion aktiv sind.
Mit dem System lassen sich Vertragsdokumente und dazugehörige Informationen und Rechnungen einfach finden und sind so immer schnell zur Hand. Anstatt langer manueller Suchen sind die gesuchten Informationen immer nur ein paar Eingaben entfernt, was nicht nur Zeit, sondern auch Ressourcen spart. Das umfangreiche Vertragsarchiv mit all seinen Informationen und dem schnellen Zugriff ermöglicht zudem, Daten schnell und einfach miteinander zu vergleichen. Dies kann beispielsweise hilfreich sein, um sich auf neue Vertragsverhandlungen vorzubereiten.
Rechnungen lassen sich zudem automatisch erstellen ohne dass jemand ein Augenmerk darauf haben muss – dies übernimmt alles das System selbst. Das kann zum Beispiel monatlich, halbjährlich oder jährlich sein, somit wird keine Rechnungsstellung mehr vergessen.
Ein weiterer Vorteil ist, dass sich Verträge und die dazugehören Geschäftspartner und Inhalte in dem System eindeutig miteinander verknüpfen lassen. Auf diese Weise lassen sich eventuelle Dopplungen ausschließen, was wiederum Missverständnisse verhindert und in der Folge ebenfalls dazu beitragen kann, Fehler zu vermeiden, die am Ende sehr teuer sein können.
Fazit: Manuelle Vertragsverwaltung generiert kostspielige Fehler
Die Bedeutung der Vertragsverwaltung in einem Unternehmen sollte nicht unterschätzt werden. Wichtig ist dabei vor allem, ein passendes digitales System zu nutzen. Manuelle Vertragsverwaltung ist zu fehleranfällig. Da schon kleine Fehler bei Verträgen ein teures Nachspiel haben können, empfiehlt es sich für Unternehmen für die Vertragsverwaltung eine Software zu nutzen. Hier haben sich besonders ERP-Systeme als sehr effektiv erwiesen, da diese sehr gut skalierbar sind und zudem viele weitere nützliche Verwaltungsfunktionen bieten.
Wenn Sie sich für die ein ERP-System wie Monitor G5 ERP interessieren, stehen wir Ihnen gern mit Rat und Tat zur Seite. Wir helfen Ihnen, genau die passende Lösung für Ihr Unternehmen zu finden und beraten sie individuell.